Finansiell säkerhet

Om den ekonomiska kapaciteten anses vara svag får det nationella eller centrala programkontoret kräva att en bidragsmottagare som har beviljats ett bidrag på mer än 60 000 euro ska ställa en säkerhet i förväg för att begränsa de finansiella risker som är förknippade med utbetalningen av förfinansieringen. Denna säkerhet får krävas för upp till samma belopp som utbetalningen/utbetalningarna av förfinansiering.

Säkerheten ska innebära att en bank eller ett finansinstitut ansvarar solidariskt och oåterkalleligt och såsom för egen skuld för bidragsmottagarens fullgörande av sina förpliktelser enligt bidragsavtalet.

Denna finansiella säkerhet i euro ska ställas av en godkänd bank eller något annat finansinstitut som är etablerat i ett EU-land. Om bidragsmottagaren är etablerad i ett land utanför EU får det eller centrala programkontoret godkänna att en bank eller något annat finansinstitut som är etablerat i det landet tillhandahåller säkerheten, om de anser att banken eller finansinstitutet erbjuder likvärdiga finansiella säkerheter och egenskaper som dem som erbjuds i ett EU-land.

Säkerheten får ersättas av en gemensam säkerhet från tredjepart eller med flera säkerheter från tredjepart från de deltagande organisationer som är parter i samma bidragsavtal.

Säkerheten kommer att släppas gradvis efter att förfinansieringen regleras, genom att den räknas av från en mellanliggande betalning eller slutbetalningen till bidragsmottagaren, i enlighet med villkoren i bidragsavtalet. Om slutbetalning sker i form av ett återkrav kommer säkerheten att antingen släppas efter det att bidragsmottagaren har underrättats eller uttryckligen gälla till dess att slutbetalningen har gjorts, och om slutbetalningen sker i form av ett återkrav, fram till tre månader efter det att bidragsmottagaren har underrättats om debetnotan.

Underleverantörer och upphandling

Bidragsmottagaren får använda underleverantörer för särskilda tekniska tjänster som ingår i insatsuppgifterna och kräver särskild kompetens (i fråga om rättsliga frågor, redovisning, skatter, personalresurser, it osv.) eller genomförandeavtal. Bidragsmottagarens kostnader för den här typen av tjänster kan betraktas som bidragsberättigande kostnader förutsatt att de uppfyller alla övriga kriterier som anges i bidragsavtalet.

Om det behöver köpas in varor, arbeten eller tjänster (avtal) för att genomföra projektet måste bidragsmottagaren tilldela kontraktet till det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet, eller när det är aktuellt anbudet med det lägsta priset. Bidragsmottagaren måste se till att det inte förekommer någon intressekonflikt och att dokumentationen bevaras för en eventuell revision.

Vid genomförandeavtal med ett värde på mer än 60 000 euro får det nationella eller centrala programkontoret införa särskilda bestämmelser för bidragsmottagaren utöver dem som avses i föregående stycke. Sådana särskilda bestämmelser ska offentliggöras på de nationella programkontorens eller det centrala programkontorets webbplatser.

Information om beviljade bidrag

I enlighet med öppenhetsprincipen och kravet på offentliggörande i efterhand ska information om mottagarna av EU-medel offentliggöras på kommissionens, det centrala programkontorets och/eller de nationella programkontorens webbplatser under det första halvåret året efter avslutandet av det budgetår för vilket de har beviljats.

Informationen kan också offentliggöras på andra lämpliga sätt, t.ex. i Europeiska unionens officiella tidning.

De nationella programkontoren och det centrala programkontoret ska offentliggöra följande information:

• Bidragsmottagarens namn och ort.
• Beviljat bidragsbelopp.
• Bidragets karaktär och syfte.

Bidragsmottagaren kan, på en motiverad och vederbörligen motiverad begäran, befrias från kravet på offentliggörande om informationen äventyrar skyddet för berörda enskildas fri- och rättigheter som skyddas av Europeiska unionens stadga om de grundläggande rättigheterna eller skadar mottagarnas kommersiella intressen.

När det gäller personuppgifter som avser fysiska personer ska de offentliggjorda uppgifterna tas bort två år efter utgången av det budgetår då medlen tilldelats.

Samma regler ska gälla för personuppgifter som anges i de officiella namnen på juridiska personer (t.ex. en förening eller ett företag vars namn utgörs av deras bildares namn).

Dessa uppgifter ska inte offentliggöras när det gäller stipendier som betalas ut till fysiska personer och annat direkt stöd som betalas ut till de mest behövande fysiska personerna (flyktingar och arbetslösa). Bidragsmottagande organisationer får inte heller offentliggöra denna typ av information i samband med personer som får ett mobilitetsbidrag inom ramen för Erasmus+.

Offentlighet

Utöver kraven i fråga om synlighet för projektet, spridning av projektresultat och genomslag (dvs. tilldelningskriterierna) finns det en skyldighet att ge varje beviljat projekt en viss minsta offentlighet.

Bidragsmottagarna måste tydligt markera Europeiska unionens stöd i alla meddelanden och publikationer, oavsett form eller medium, inbegripet internet, och vid de aktiviteter som bidraget används till.

Detta ska göras i enlighet med bestämmelserna i bidragsavtalet. Om dessa bestämmelser inte följs fullständigt kan bidragsmottagarens bidrag komma att sänkas.

Kontroller och revisioner

Det nationella eller centrala programkontoret och/eller Europeiska kommissionen får göra tekniska och ekonomiska kontroller och revisioner av hur bidraget används. De får också kontrollera bidragsmottagarens (eller medbidragsmottagarens) lagstadgade redovisning för att göra regelbundna bedömningar av enhetsbelopp, enhetskostnader eller schablonsatser. Bidragsmottagaren (eller medbidragsmottagaren) ska genom underskrift av dess rättsliga företrädare lämna bevis på att bidraget har använts korrekt. Europeiska kommissionen, det centrala programkontoret, de nationella programkontoren eller Europeiska revisionsrätten, Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf), Europeiska åklagarmyndigheten (Eppo) eller ett organ som utsetts av dem, får kontrollera hur bidraget har använts när som helst upp till fem år, eller upp till tre år för bidrag på högst 60 000 euro, räknat från den dag då slutbetalning skett eller det återkrav som har gjorts av det nationella eller centrala programkontoret. Därför ska bidragsmottagarna behålla redovisning, styrkande originalhandlingar, statistiska uppgifter och andra handlingar som berör bidraget under den perioden.

För projekt som förvaltas direkt av det centrala programkontoret Eacea får olika former av revisionsförfaranden tillämpas beroende på vilken typ av insats det gäller, hur stort bidraget är och bidragets form.

De närmare bestämmelserna för kontroller och revisioner anges i bidragsavtalet.

Skydd av personuppgifter

Det nationella eller centrala programkontoret eller Europeiska kommissionen ska behandla alla personuppgifter som lämnas i ansökningsblanketten eller i bidragsavtalet i enlighet med

• För all behandling som krävs enligt officiella vägledningar eller anvisningar från Europeiska kommissionen eller är nödvändig för genomförandet av programmet Erasmus+: Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2018/1725 av den 23 oktober 2018 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter som utförs av unionens institutioner, organ och byråer och om det fria flödet av sådana uppgifter samt om upphävande av förordning (EG) nr 45/2001 och beslut nr 1247/2002/EG (Text av betydelse för EES).
• För all behandling för andra ändamål som inte krävs enligt officiella vägledningar eller anvisningar från Europeiska kommissionen och inte är nödvändig för genomförandet av programmet Erasmus+:
  • Den allmänna dataskyddsförordningen (Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016[2]) för
    • alla personuppgifter som behandlas av en personuppgiftsansvarig eller ett personuppgiftsbiträde inom EU/EES,
    • alla personuppgifter för registrerade som befinner sig i EU/EES när behandlingen inleds,
  • nationell dataskyddslagstiftning för all annan behandling.

I dessa fall ska den enhet som beslutar om medel och ändamål för behandlingen för sådana andra ändamål ersätta Europeiska kommissionen som personuppgiftsansvarig enligt deras tillämpliga dataskyddslagstiftning.

Såvida frågorna i ansökningsblanketten inte är markerade som frivilliga, är den sökandes svar nödvändiga för att det ska gå att utvärdera och behandla bidragsansökan vidare i enlighet med handledningen för programmet Erasmus+. Den avdelning eller enhet som ansvarar för det berörda EU-bidraget (den enhet som agerar personuppgiftsansvarig) kommer endast att behandla personuppgifterna för detta ändamål. Personuppgifter får överföras vid behov av kännedom till tredje parter som deltar i utvärderingen av ansökningar eller i bidragsförvaltningsförfarandet utan att detta påverkar eller sker någon överföring till de organ som ansvarar för övervaknings- och inspektionsuppgifter i enlighet med EU-lagstiftningen eller till organ som har i uppdrag att utvärdera programmet eller någon av dess insatser. För att framför allt värna om EU:s ekonomiska intressen får personuppgifter överföras till internrevisorer, Europeiska revisionsrätten, Instansen för finansiella oriktigheter eller Europeiska byrån för bedrägeribekämpning samt mellan kommissionens utanordnare och genomförandeorganen. Den sökande har rätt att få tillgång till sina personuppgifter och korrigera dem. Om den sökande har några frågor om behandlingen av sina personuppgifter ska den sökande vända sig till det organ som har beviljat projektet. Vid tvister får bidragsmottagaren även när som helst vända sig till Europeiska datatillsynsmannen.

När det gäller behandlingen av personuppgifter inom ramen för programmet Erasmus+ finns det en policy för uppgiftsskydd och kontaktuppgifter på Europeiska kommissionens och det centrala programkontorets webbplats: https://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/help/erasmus-and-data-protection_en 

För insatser som förvaltas av det centrala programkontoret (Eacea): https://ec.europa.eu/research/participants/data/support/legal_notice/h2020-ssps-grants-sedia_en.pdf 

Sökande ska informera de enskilda personer vars personuppgifter anges i förslaget om relevanta integritetsmeddelanden enligt ovan, innan de lämnar in sina förslag.

Inom ramen för insatser som förvaltas av det centrala programkontoret ska de sökande – och, om de är rättsliga enheter, personer som ingår i förvaltnings-, lednings- eller tillsynsorganet för den sökande, eller är behöriga att företräda, fatta beslut om eller utöva kontroll över sökanden, eller är fysiska eller juridiska personer med obegränsat ansvar för sökandens skulder – informeras om att deras personuppgifter (namn, förnamn om det rör sig om en fysisk person, adress, organisationsform och namn samt, om det rör sig om en juridisk person, förnamn på personer med befogenhet att företräda, fatta beslut eller utöva kontroll) kan komma att registreras i systemet för tidig upptäckt och uteslutning av organets utanordnare om de skulle befinna sig i någon av de situationer som anges i förordning (EU, Euratom) 2018/1046.